L’utilisation d’Odoo facilite la gestion de votre entreprise en simplifiant les processus comptables, ce qui réduit le temps nécessaire à votre fiduciaire pour effectuer les clôtures mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Grâce à l’intégration du QR-Code, Odoo est désormais entièrement compatible avec les normes comptables suisses.
Nos clients gèrent trois principaux flux de transactions et nous nous chargeons du reste:
- la saisie des factures fournisseurs
- l’émission des factures clients
- l’affectation des mouvements bancaires aux factures ouvertes.
Une bonne gestion de ces processus assure une comptabilité toujours à jour.
Factures fournisseurs
Pour le traitement des factures fournisseurs, Odoo offre deux options : une comptabilisation manuelle ou automatisée via un service de numérisation payant. L’intelligence artificielle d’Odoo scanne les factures importées et extrait automatiquement les données essentielles, telles que le fournisseur, la référence, les montants, et les comptes de charges, ce qui vous laisse seulement à valider la facture.
Pour la saisie manuelle, créez d’abord le fournisseur dans Odoo si ce n’est pas déjà fait, puis allez dans l’application comptabilité (ici, Accounting), menu « Achats » (« Vendors ») et sélectionnez « Factures » (« Bills »).
Il faut ensuite créer une nouvelle facture et sélectionner le fournisseur (partenaire) correspondant, ou le créer s’il n’existe pas encore. Remplir les informations du fournisseur, comme l’adresse et les coordonnées bancaires, est conseillé pour simplifier la gestion des paiements futurs.
Une fois le fournisseur ajouté, remplissez les autres champs nécessaires de la facture : indiquez la date, le numéro de la facture, et la référence de paiement (comme le numéro BVR ou un autre code). Décrivez la prestation fournie par le fournisseur, sélectionnez le compte comptable approprié et choisissez la TVA applicable. Ces étapes permettent d’assurer que la facture est correctement comptabilisée et prête pour le traitement ultérieur.
Une fois toutes les informations saisies, sauvegardez et comptabilisez la facture. Celle-ci apparaîtra ensuite dans le compte des dettes fournisseurs jusqu’à son paiement. Dans Odoo, la facture sera visible sur le tableau de bord sous « factures à payer ».
Lorsque les relevés bancaires seront importés, il sera possible de rapprocher la facture avec le paiement correspondant. Ce processus garantit que les transactions sont correctement suivies et comptabilisées dans le système pour une gestion financière efficace.
Factures clients
La création des factures clients et leur rapprochement avec les transactions bancaires suivent une procédure similaire à celle des factures fournisseurs. La principale différence réside dans l’onglet à sélectionner : pour les factures clients, il faut aller dans « Vente – Factures » (« Customers – Invoices »). Le reste du processus, incluant la saisie des informations et le rapprochement avec les paiements, suit les mêmes étapes, garantissant une comptabilité précise et à jour dans Odoo.
Odoo permet d’envoyer directement les factures clients par email et d’automatiser le suivi des paiements en retard avec des rappels automatiques basés sur des conditions spécifiques. Cette fonctionnalité simplifie la gestion et le suivi des factures clients. En outre, Odoo propose divers outils d’analyse pour suivre les factures clients et fournisseurs, offrant une vue d’ensemble claire de votre comptabilité. Ces outils permettent de maintenir une comptabilité organisée et de réduire le temps consacré au suivi manuel des paiements.
Importation des relevés bancaires et rapprochements bancaires
Odoo permet l’importation des relevés bancaires via plusieurs formats:
- CSV
- OFX
- CAMT.053 (recommandé)
Il est également possible de connecter directement vos comptes bancaires à Odoo pour un import automatique des transactions quotidiennes.
Après l’importation du relevé, le lettrage des transactions s’effectue en cliquant sur « Lettrer X éléments » (« Reconcile X items »). Cette fonctionnalité facilite le rapprochement bancaire et assure une comptabilité à jour sans effort manuel supplémentaire.
Lors du lettrage des transactions, toutes les opérations bancaires apparaîtront dans votre fenêtre, prêtes à être rapprochées avec les factures fournisseurs, clients, etc.
Par exemple, si un paiement de CHF 223.5 a été effectué à Test Sàrl le 9 septembre 2024 pour une facture créée précédemment, Odoo utilise les informations déjà enregistrées pour tenter de faire automatiquement le lien entre le paiement et la facture.
Vous n’aurez alors qu’à sélectionner la facture correspondante et valider la transaction, simplifiant ainsi le rapprochement bancaire.
Lorsque vous rapprochez un paiement avec une facture dans Odoo, le statut de la facture est automatiquement mis à jour en « payé » ou « partiellement payé » si le paiement est effectué en plusieurs étapes. Cela permet de suivre précisément l’état des paiements de vos factures fournisseurs, offrant ainsi une gestion optimale de la comptabilité et une visibilité claire sur les transactions en cours et finalisées.
Conclusion
Odoo facilite la semi-automatisation des tâches comptables, offrant un gain de temps considérable grâce à son interface intuitive. Au-delà des fonctions de base, Odoo peut être configuré pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, comme l’importation automatique des transactions bancaires, la génération de fichiers de paiement PAIN, et l’intégration de modules pour la gestion de l’inventaire, des employés, et des salaires. Une comptabilité analytique est également disponible pour optimiser la gestion de votre entreprise sans saisies manuelles fréquentes.
Complément d’informations :
Nous nous tenons bien entendu à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire. Si vous recherchez un fiduciaire pour vous accompagner dans l’intégration de logiciel de gestion, dans la préparation d’états financiers, dans les conseils comptables et financiers ou pour toute autre demande, n’hésitez pas à nous solliciter et nous nous ferons le plaisir d’analyser votre situation ensemble. Prenez contact avec nous : https://www.gaapex.ch/contact/
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