L’utilisation correcte de Odoo vous permet de bénéficier d’un instrument de pilotage de votre entreprise et de simplifier significativement le temps nécessaire à votre fiduciaire pour réaliser votre bouclement mensuel, trimestriel ou annuel. Avec l’introduction de QR-Code, Odoo est désormais 100% compatible avec la comptabilité suisse.
Nos clients utilisant Odoo pour la comptabilité sont amenés à gérer trois flux de transactions et nous nous chargeons du reste :
- Saisies des factures fournisseurs
- Émission des factures de vente (factures clients)
- Allocation des mouvements bancaires aux factures ouvertes (clients et fournisseurs)
La gestion correcte de ces trois processus permet à nos clients de bénéficier d’une comptabilité à jour.
Factures fournisseurs
Pour le traitement des factures fournisseurs, deux possibilités sont offertes par Odoo : la comptabilisation manuelle des factures ou une comptabilisation par numérisation (payant). En effet, Odoo dispose d’une d’intelligence artificielle qui scanne les factures fournisseurs importées et en extrait les informations pertinentes : nom du fournisseur, référence de la facture, date de la facture, conditions de paiement, montant de la facture, montant TVA, compte de charges correspondant à la facture, etc. Avec cette méthode, vous n’avez plus qu’à vérifier et à valider la facture pour la comptabiliser dans le système.
Concernant le traitement manuel des factures fournisseurs, quelques rapides étapes sont à effectuer dans Odoo :
En premier lieu, et si cela n’est pas déjà fait, créer le fournisseur correspondant à la facture. Cette étape n’est à effectuer qu’une fois par fournisseur, lors de la saisie de la première facture. Pour ce faire, il convient de se rendre dans l’application comptabilité de Odoo puis dans le menu « Achats » et sélectionner « Factures ».
Il convient alors de créer une nouvelle facture puis sélectionner le fournisseur (partenaire) correspondant ou le créer. Il est pertinent de renseigner dans la fiche du fournisseur des informations telles que son adresse ainsi que ses coordonnées bancaires afin de faciliter l’établissement des ordres de paiement.
Une fois le fournisseur créé, il convient de renseigner les autres champs de la facture, à savoir :
- Date
- Numéro de facture
- Référence de paiement (numéro BVR ou autre code de paiement)
- Description de la prestation fournie par le fournisseur
- Choix du compte correspondant
- Sélectionner la TVA applicable
Après retranscription de toutes les informations pertinentes, vous pouvez sauvegarder et comptabiliser la facture. A ce moment-là, elle apparaîtra dans la comptabilité dans le compte relatif aux dettes fournisseurs jusqu’à son paiement. Au niveau du logiciel, vous verrez cette facture apparaître sur votre tableau de bord comme « factures à payer ».
Il sera possible par la suite de rapprocher la facture avec le paiement correspondant lorsque les relevés bancaires seront importés dans Odoo (voir section ci-dessous).
Factures clients
La procédure relative à la création de factures clients et leurs rapprochements avec les transactions bancaires est similaire à celle des factures fournisseurs. La différence réside dans l’onglet à sélectionner à savoir « Vente – Factures ».
En termes d’envoi et de suivi de factures clients, Odoo vous offre la possibilité d’envoyer directement et de manière électronique les factures à vos clients sur leurs adresses emails. Dans le cas où vos clients seraient en retard dans leurs paiements, il est possible de programmer Odoo pour leur envoyer des rappels automatiquement lorsque certaines conditions sont remplies. Le suivi de vos factures clients en sera ainsi automatisé et simplifié.
Plus globalement, Odoo vous propose également différents outils d’analyse pour le suivi de vos factures clients, fournisseurs, etc.
Importation des relevés bancaires et rapprochements bancaires
Pour l’importation des relevés bancaires, Odoo offre plusieurs possibilités que nous allons simplement citer ci-dessous :
- Valeurs séparées par des virgules (.CSV)
- Open Financial Exchange (.OFX)
- Format de gestion de trésorerie recommandé par SEPA (CAMT.053)
De plus, il est également possible de relier vos comptes en banque à Odoo afin que les transactions bancaires soient importées de manière quotidienne et automatique.
Une fois le relevé importé, il convient de cliquer sur « Lettrer X éléments » pour le lettrage des transactions.
Lors du lettrage, vous verrez apparaître sur votre fenêtre toutes les transactions bancaires à rapprocher avec des factures fournisseurs, des factures clients, etc.
Dans notre exemple, nous avons effectué un paiement de CHF 3’825.- à Test Sàrl en date du 4 août 2022 pour la facture que nous avions créée plus haut.
Avec les informations fournies au préalable, Odoo est capable, la plupart du temps, de relier le paiement avec la facture, ce qui vous simplifiera grandement la tâche. Vous n’aurez donc plus qu’à sélectionner la facture en question et valider la transaction.
Lorsque vous rapprochez un paiement avec une facture, Odoo indiquera sur cette dernière l’état du paiement à savoir : « payé » ou « partiellement payé » (si le paiement se fait en plusieurs étapes). Il vous sera alors possible de suivre de manière optimale l’état de vos paiements (factures fournisseurs).
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, Odoo permet une semi-automatisation de nombreuses tâches et donc vous offre un gain de temps considérable. De plus, sa conception intelligente lui donne un caractère intuitif ce qui simplifie grandement son utilisation.
Nous n’avons présenté, ci-dessus, que les bases de l’utilisation d’Odoo. Selon les besoins de votre entreprise, il est possible de configurer votre instance pour en faire un puissant outil de gestion. Il est notamment possible de relier vos comptes en banque à Odoo afin que les transactions bancaires soient importées de manière quotidienne et automatique vous permettant ainsi de tenir à jour votre comptabilité sur une base journalière. Odoo est également en mesure de générer des fichiers de paiement PAIN que vous pouvez ensuite importer dans votre banque. Il est également possible d’intégrer des modules pour la gestion et le suivi de votre inventaire, la gestion de vos employés ainsi que la gestion de leurs salaires, le tout sans n’avoir à comptabiliser la moindre écriture manuelle durant l’année. Une comptabilité analytique est également possible sur le logiciel afin d’optimiser la gestion de votre entreprise.
Complément d’informations :
Nous nous tenons bien entendu à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire. Si vous recherchez un fiduciaire pour vous accompagner dans l’intégration de logiciel de gestion, dans la préparation d’états financiers, dans les conseils comptables et financiers ou pour toute autre demande, n’hésitez pas à nous solliciter et nous nous ferons le plaisir d’analyser votre situation ensemble. Prenez contact avec nous : https://www.gaapex.ch/contact/
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